こんにちは蒼海 隼（あおみ じゅん）です！
この記事では、日常生活で特に役に立つ知識エリア「コミュニケーションマネジメント」について解説します。
プロジェクトマネジメントと聞くと仕事の話と思いがちですが、プロジェクトの定義に立ち戻ると日常生活でも十分に役に立つノウハウ集としての側面が浮かび上がります。
プロジェクトと日常生活の共通点についてはこちらの記事をご覧ください。
この記事はこんな人にオススメ！
- 就職活動、転職、結婚、子育てなど人生の大きな岐路にこれから立ち向かう人。
- リーダーにならないといけないが何からやればいいのかわからない人
- 仕事でプロジェクトマネージャを目指す人。
公私問わずコミュニケーションが大事というのはよく言われることですね。PMBOKでも知識領域として独立して解説されてます。
コミュニケーションにまつわる書籍も数多く出版されていマス。でも、なぜコミュニケーションがこれどほ重要視されるのでしょうカ？
人類の本質そのものだからではないでしょうか。脆弱な個体同士がコミュニケーションを取ることで、生存性を高め文化を発展させたのが人類、という見方もできるでしょう。
なるほど、コミュニケーション機能が貧弱だったらそもそも人類は生き残れなかったのですネ。外部インターフェースがなからったらワタシもただの置物になってしまいマス。
“プロジェクト”という言葉には人間同士が協力して個人では達成できないことを成し遂げるというニュアンスを持つことが多いので、コミュニケーションが重要視されるのも納得できるのではないでしょうか。
そうですネ。でも、具体的には何をすればよいのでしょうカ？
では見ていきましょう！
コミュニケーションの重要性
仕事の基本はコミュニケーション！
と、いつから言われているのか定かではありませんが、人が集団で何事かを成し遂げるために必須なスキルであり、それには危険に満ちた野生世界で生き残ることも含まれたでしょうから、人類誕生の瞬間から重要な能力だったのではないでしょうか。コニュニケーションを取り、相互に協力することで生き残ってきた人類の、進化の要であったと言えるでしょう。
PMBOKにおいても10の知識エリアのうちの一つとして大きく扱われています。プロジェクトは多くの人間を巻き込んで成果物を作り出す活動です。コミュニケーションをいかに良好に保ち、正しく行うかがプロジェクトの成否に直結するわけです。
特にプロジェクトメンバー間のコミュニケーションは日常の業務の中で常に行われるものであること、相互に行われることから非常に重要となります。非常に密なネットワークなので、メンバー数に対して指数関数でコミュニケーションのチャンネル（関係）が増大していき、マネージャーはそのすべてに気を配る必要があります。2人なら1チャンネルですが、3人なら3チャンネル、4人なら6チャンネル、5人なら10チャンネル、30人なら435のコミュニケーションチャンネルが生まれます。
コミュニケーションマネジメントの概要
コミュニケーションマネジメントでは、ステークホルダーマネジメントで特定したステークホルダーのそれぞれについて、どの方向にもっていくために、どのようなコミュニケーションをとっていくのが良いのか戦略を立て、随時適切な手段を用いてコミュニケーションをとっていきます。また、コミュニケーションに問題はないか、良好な関係を築けているか、というモニタリング、うまくっていないときはテコ入れをしたり、といったコントロールも行います。
では各プロセスについて見ていきましょう。
コミュニケーションマネジメント計画（Plan Communications Management）
- 目的:
- プロジェクトのステークホルダーの情報ニーズを特定し、コミュニケーション戦略を策定します。
- 誰が、いつ、どのような情報を必要とするのか、どのように伝達するのかを定義します。
- 主な活動:
- ステークホルダー分析：ステークホルダーの特定、情報ニーズ、期待、影響力を分析します。
- コミュニケーション要件の特定：必要な情報の種類、形式、頻度、伝達方法を決定します。
- コミュニケーション技術の選択：電子メール、会議、報告書、プレゼンテーションなど、適切な伝達手段を選択します。
- コミュニケーションモデルの作成：情報の送信者、受信者、伝達経路、フィードバックの仕組みを定義します。
- コミュニケーションマネジメント計画書の作成：上記の内容を文書化し、プロジェクト関係者間で合意します。
- アウトプット:
- コミュニケーションマネジメント計画書：コミュニケーション戦略、役割と責任、コミュニケーション手段、スケジュールなどを記載します。
コミュニケーションのマネジメント（Manage Communications）
- 目的:
- コミュニケーションマネジメント計画に従って、実際にコミュニケーション活動を実行します。
- 情報を収集、作成、配布、保管、検索、最終的な廃棄を行います。
- 主な活動:
- 情報の発信：プロジェクトの進捗、課題、変更などの情報をステークホルダーに伝達します。
- 情報の収集：ステークホルダーからのフィードバックや意見を収集します。
- 情報の配布：必要な情報を適切な形式で、適切なタイミングで、適切な人に配布します。
- 情報の保管：プロジェクト関連の情報を整理し、アクセス可能な状態で保管します。
- アウトプット:
- プロジェクトコミュニケーション：会議の議事録、報告書、電子メールなど、実際のコミュニケーション成果物。
コミュニケーションのコントロール（Monitor Communications）
- 目的:
- コミュニケーション活動が計画通りに行われているかを監視し、必要に応じて修正します。
- ステークホルダーのニーズの変化やプロジェクトの状況変化に対応します。
- 主な活動:
- コミュニケーション活動の監視：コミュニケーションの頻度、タイミング、効果などを評価します。
- フィードバックの収集と分析：ステークホルダーからのフィードバックを収集し、コミュニケーションの改善点を特定します。
- コミュニケーション計画の更新：必要に応じて、コミュニケーションマネジメント計画を修正します。
- ステークホルダーエンゲージメントの評価：ステークホルダーとの関係性が良好に保たれているか確認し、必要に応じた対策を講じます。
- アウトプット:
- 作業パフォーマンス情報：コミュニケーション活動の実施状況や効果に関する情報。
- 変更要求：コミュニケーション計画やコミュニケーション活動の変更が必要な場合に作成。
まとめ
この記事ではステークホルダー間のコミュニケーションを適切に行うためのコミュニケーションマネジメントについて解説しました。以下のプロセスを持ちます。日程や予算と同様、注力するようにしましょう。
- コミュニケーションマネジメント計画
- コミュニケーションのマネジメント
- コミュニケーションのコントロール
どうでしたか？
仕事に限らず人間の活動の根幹に位置する大事な活動であることがよくわかりまシタ。
人と機械もコミュニケーションが大事ですね。これからも良好なコミュニケーションをとっていきましょう！
わかりまシタ！
プロジェクトマネジメントの考え方を活用して日常生活を豊かにしていきましょう！
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